Buchhaltungsbasics für E-Commerce-Gründer

Buchhaltung für Start UpsAuf den ersten Kunden folgt der erste Auftrag – und schon stehen Gründer vor der nächsten Herausforderung: Wie schreibt man eine korrekte Rechnung? Für jeden Unternehmer ist dieser Schritt nach erbrachter Leistung die wichtigste Aufgabe. Zum einen muss die Rechnung den formalen Vorgaben des Bundesfinanzministeriums entsprechen, zum anderen sollte sie leicht verständlich sein, um bei euren Kunden für ein gutes Gefühl zu sorgen. So könnt ihr mit einem schnelleren Zahlungseingang rechnen und Vertrauen aufbauen.

Wir haben daher Gregor Duda von der Buchhaltungssoftware Orbnet gebeten, ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen. Die wichtigsten Buchhaltungsbasics für E-Commerce-Startups hat er uns zusammengestellt: 

1) Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Für Existenzgründer sind administrative Aufgaben wie die Buchhaltung oft lästige Pflicht: Wer sich bei Buchhaltungsdetails unsicher ist, gerät schnell in Panik. Dabei ist Rechnungen schreiben gar nicht so kompliziert. Es gilt nur einige Regeln zu beachten: 

Rechnungen im Sinne des § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) und §§ 31-34 UStDV (Umsatzsteuerdurchführungsverordnung) sind alle Dokumente, die über eine Lieferung oder sonstige Leistungen abrechnen. Egal ob ihr die Rechnung schriftlich oder elektronisch erstellt und verschickt – nach dem Gesetz müssen folgende Angaben enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers und Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Menge und Art der Lieferung
  • Lieferungsdatum
  • Rechnungsbetrag, Steuerbetrag, Steuersatz
  • Eventuell vereinbarte Entgeltsminderungen (z.B. Rabatte, Skonto, Boni)

Weiterführende Infos zu den Pflichtangaben und rund ums Rechnungen schreiben findet ihr unter https://www.orbnet.de/rechnung-schreiben/

Gregors Tipp: 

Mit der Rechnungssoftware von orbnet könnt ihr eure Rechnungen in ein paar Minuten online schreiben. Um die formalen Vorgaben braucht ihr euch keine Sorgen zu machen: Rechnungen, die mit orbnet erstellt werden, entsprechen automatisch den gesetzlichen Vorgaben. Eure Belege könnt ihr bequem in das Rechnungsprogramm einscannen und online verwalten. Der Steuerberater prüft sie für euch gegen und ihr seht immer den aktuellen Finanzstatus eures Unternehmens. So könnt ihr mit der Buchhaltung wertvolle Zeit sparen, die ihr in die Kundenbetreuung und Entwicklung eures Unternehmens oder in die SEO Maßnahmen eurer Webseite investieren könnt.

2) Besonderheiten beim Vertrieb über Plattformen wie eBay oder Amazon

Immer mehr Startups verkaufen ihre Waren nicht nur im eigenen Online-Shop, sondern auch auf Internetportalen wie eBay oder Amazon. Dadurch werden zusätzlich Millionen potenzieller Kunden erreicht. Ein Großteil der erzielten Umsätze im deutschen Online-Handel wird auf diesen beiden Plattformen erzielt. Hier erfahrt ihr, welche steuerlichen Besonderheiten der Handel auf fremden Plattformen mit sich bringt: 

Besonderheiten beim Vertrieb über eBay:

eBay ist eines der bemerkenswertesten E-Commerce-Unternehmen weltweit. Zwar verleiht der Auktionshandel mit Vintage-Waren dem Unternehmen immer noch einen besonderen Touch, doch die Mehrzahl der heute verkauften Artikel sind Neuwaren und werden zu Festpreisen angeboten. Kein Wunder: Die Plattform hat eine enorme Reichweite – weltweit wird eBay von 155,2 Millionen aktiven Käufern besucht. Nutzen gewerbliche Händler wie beispielswiese E-Commerce-Unternehmen eBay als Verkaufsplattform, wird auch hier das Interesse des Finanzamts geweckt. Ins Visier geraten vor allem folgende – für eBay-Verkäufe typische – Sachverhalte: 

Porto, Versandkosten und Umsatzsteuer:

Wird die Ware nicht vor Ort beim Händler abgeholt, werden zusätzlich Porto und Versandkosten berechnet. Auch diese unterliegen wie der Umsatz der Ware der Umsatzsteuer, die beim Finanzamt abgeführt werden muss. 

Kleinunternehmer müssen Umsatzsteuer für eBay abführen:

Registrierte Unternehmer bekommen bei der Gebühren-Abrechnung von eBay eine Nettorechnung ohne Ausweis der Umsatzsteuer. Die Leistungen von eBay werden in Luxemburg erbracht – daher greift § 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG nicht. Unternehmer sind verpflichtet, die Umsatzsteuer aus den Nettorechnungen zu ermitteln und sie ans Finanzamt abzuführen. Ein Umsatzsteuerrisiko besteht hier jedoch nur für Kleinunternehmer: Zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmen dürfen in gleicher Höhe Vorsteuer gegenrechnen – Kleinunternehmer dagegen nicht. Daher schaut das Finanzamt in diesem Fall genauer hin. 

Praxishinweis:

Kleinunternehmer lassen sich oft als privates eBay-Mitglied registrieren, um eine Rechnung mit der in Luxemburg üblichen Umsatzsteuer von nur 15 Prozent zu erhalten. Doch die Ersparnis von 4 Prozent steht nur auf dem Papier, wenn das Finanzamt aufmerksam wird: Die nach § 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG abzuführende Umsatzsteuer steigt in diesem Fall sogar.

Besonderheiten beim Vertrieb über Amazon:

Der international erfolgreiche Online-Händler Amazon bietet mit seinem „Marketplace“ eine interessante Plattform für alle Versand-Händler. Das Kundenpotential liegt bei circa 23,5 Millionen Besuchern monatlich. Für den Vertrieb berechnet Amazon bis zu 15 Prozent Kosten auf den Bruttoverkaufspreis, doch der bequeme Abverkauf lockt viele Händler und E-Commerce-Unternehmen. Aber auch die Umsätze über Amazon wecken das Interesse der Betriebs- und Umsatzsteuerprüfer. Je nach Vertriebsmodell müssen spezielle steuerliche Besonderheiten berücksichtigt werden.

Übernimmt Amazon die Abrechnung mit dem Endkunden, ist Folgendes zu beachten:

  • Abrechnung: Amazon überweist die Zahlungseingänge der Kunden und behält eine Vermittlungsgebühr ein. 
  • Ertragssteuer: Bucht der Händler nur den von Amazon überwiesenen Betrag auf seinem Bankkonto als Betriebseinnahme, ist aus ertragssteuerlicher Sicht alles in Ordnung: Es könnte auch der komplette Verkaufserlös als Einnahme und die Gebühr an Amazon als Betriebsausgabe gebucht werden – das ertragssteuerliche Ergebnis ist dasselbe. 
  • Umsatzsteuer: Amazon ist nur der Vermittler der Transaktion: Der Händler muss daher nicht nur auf die Gutschrift auf seinem Bankkonto Umsatzsteuer ans Finanzamt überweisen, sondern auch auf die von Amazon einbehaltenen Gebühren.
  •  Achtung: Werden einem Kunden Versandkosten oder die Geschenkverpackung in Rechnung gestellt, sind diese Beträge Bestandteil der Verkaufstransaktion des Händlers. Daher müssen bei der Umsatzsteuer auch die Beträge für Versandkosten oder Geschenkverpackung miteinbezogen werden – in dieser Hinsicht unterscheidet sich die Transaktion mit Versand durch Amazon nicht von Verkaufstransaktionen für Artikel, die der Händler selbst versendet. 

3) Wie kann der Jahresgewinn eines Unternehmens berechnet werden? 

Am Ende des Jahres kommt kein Unternehmen an dieser Rechnung vorbei: Um die Einkommenssteuer korrekt abzuführen, muss euer Gewinn ermittelt werden. Je nach Rechtsform gibt es verschiedene Methoden. Eine davon ist die Einnahmen- und Überschussrechnung (EÜR). Die Rechtsgrundlage der EÜR ist das Einkommensteuergesetz § 4 Abs. 3. Wir haben die wichtigsten Infos für euch zusammengestellt: 

Wer kann die EÜR anwenden?

  • Die EÜR können Unternehmen anwenden, die nicht im Handelsregister eingetragen sind. Dazu zählen Einzelunternehmer oder die GbR. Die GmbH, eine UG oder gar eine AG können die EÜR nicht anwenden.
  • Unternehmen, deren Umsatz und Gewinn 600.000 Euro bzw. 60.000 Euro im Jahr nicht überschreiten. 
  • Auch der eingetragene Kaufmann kann die EÜR anwenden, wenn er unter diesem Schwellenwert liegt.
  • Alle Freiberufler nach  § 18 EStG – und zwar egal wie hoch Gewinn und Umsatz sind. 

Alle anderen sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Eine Bilanz muss erstellt und beim Finanzamt vorgelegt werden. Überprüft daher zuvor genau eure Ausgangsposition, damit ihr euch nicht mehr Arbeit als nötig macht. Denn wer eigentlich eine EÜR anwenden darf, stattdessen aber eine Bilanz erstellt, ist sogar verpflichtet, diese vorzulegen. Noch ein kleiner Tipp an die ganz frischen Unternehmen. Wenn ihr unter 17.500 Euro Umsatz im Jahr macht, könnt ihr die EÜR sogar formlos beim Finanzamt abgeben. 

Das Prinzip der EÜR: 

Die Einnahmen- und Überschussrechnung funktioniert nach dem Zufluss- und Abflussprinzip:

Das bedeutete, dass nur die Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt werden, während die Bestandsveränderung nicht von Bedeutung ist. Die EÜR ist eine vereinfachte Art der Gewinnermittlung, um die Höhe der Einkommensteuer festzusetzen. Auf diesem Weg soll kleinen Unternehmen die Berechnung erleichtert werden. Dazu werden die Ausgaben und Einnahmen eures Startups einfach gegengerechnet. 

Das bedeutet vereinfacht: 

Einnahmen – Ausgaben = Gewinn

Ist das Ergebnis der Differenz positiv, hat euer Unternehmen einen Gewinn erzielt, ist es negativ, habt ihr Verluste erwirtschaftet. Aus diesem Wert ergibt sich neben der Einkommenssteuer auch die Umsatzsteuer-Zahllast, die Gewerbesteuer und die Körperschaftssteuer. 

Was sind Betriebseinnahmen, was sind Betriebsausgaben? 

Beträge, die auf euer Konto (oder in eure Kasse) eingegangen sind, gelten als Betriebseinnahmen. Zu den Betriebsausgaben zählt alles, was ihr überwiesen (oder bar bezahlt) habt. 

Gregors Tipp: 

Unter https://www.orbnet.de/einnahmenueberschussrechnung/ findet ihr einige Beispiele für Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben und viele weitere Infos. Dort bekommt ihr auch das Einnahmenüberschuss-Formular für Elster mit sämtlichen Anlagen und Informationen. 

4) Der Jahresabschluss

Der Jahresabschluss wird oft mit Stress und Arbeit verbunden. Keine Sorge, einen großen Teil davon macht sicher der Steuerberater. Doch auch er muss sich in eurer Buchhaltung zurechtfinden und braucht die Unterlagen. Fangt daher schon früh genug an, die wichtigsten Dokumente vorzubereiten. Damit ihr nicht den Überblick verliert, empfehlen wir die Checkliste für den Jahresabschluss von orbnet: https://www.orbnet.de/jahresabschluss/ 
So könnt ihr ganz einfach nachvollziehen, was alles erledigt werden muss – und vor allem bis wann. 

Aus was besteht der Jahresabschluss?
Bevor ihr euch ziellos durch eure Unterlagen wühlt, geben wir euch einen kurzen Überblick, aus was der Jahresabschluss besteht. Jedes Unternehmen, das im Handelsregister eingetragen ist, muss folgende Dokumente vorlegen: 
•    Bilanz
•    Gewinn- und Verlustrechnung
•    Anhang: Übersicht über die Mitglieder der Geschäftsführung und ggf. des Aufsichtsrates. Außerdem müsst ihr die Bezüge (Gehälter) angeben und die Anzahl eurer Angestellten. 

Welche Fristen für den Jahresabschluss gibt es? 
Das Handelsgesetzbuch (HGB) schreibt vor, dass der Jahresabschluss grundsätzlich innerhalb der ersten 3 Monate nach Ablauf eures Geschäftsjahres aufgestellt werden muss. Kleinstgesellschaften und kleine Gesellschaften haben eine Abgabefrist von sechs Monaten und müssen die Bilanz bis zum 30. Juni (bei Abschlussstichtag 31. Dezember) im nächsten Jahr abgeben. 

Eine sogenannte Kleinstgesellschaft seid ihr, wenn ihr mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllt:

  • weniger als 350.000 Euro Bilanzsumme
  • weniger als 700.000 Umsatz in den letzten 12 Monaten
  • im Durchschnitt weniger als 10 Angestellte

Bei einer kleinen Gesellschaft sind die Staffelungen:

  • weniger als 6 Mio. Euro Bilanzsumme
  • weniger als 12 Mio. Euro Umsatzerlöse in den letzten 12 Monaten
  • im Durchschnitt weniger als 50 Angestellte

Alle anderen (mittelgroße und große Gesellschaften) sind nach dem HGB dazu verpflichtet, innerhalb von 3 Monaten nach Geschäftsjahresende ihren Jahresabschluss abzugeben.

Offenlegungsfrist: 12 Monate, sonst wird’s teuer

Die Geschäftsführer müssen die Jahresabschlüsse übrigens persönlich unterschreiben. Als Kapitalgesellschaft (AG, GmbH, UG) und Personenhandelsgesellschaft (OHG, KG) müsst ihr den Jahresabschluss veröffentlichen. Und zwar innerhalb von 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag. Wenn ihr die Frist versäumt, kommt ein Ordnungsgeld zwischen 2.500 und 25.000 Euro auf euch zu.

Gregors Tipp: 

Holt euch unter https://www.orbnet.de/jahresabschluss/ weitere wichtige Infos zum Thema. Denn auch wenn ihr den Jahresabschluss zusammen mit eurem Steuerberater erstellt und besprecht, am Ende garantiert ihr alleine für dessen Richtigkeit beim Finanzamt. 

5) Die Kleinunternehmerregelung

Für Existenzgründer und solche, die es werden wollen, ist diese Regelung von besonderer Bedeutung:  Denn bereits bei der Gründung müssen sich Startups entscheiden, ob sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen wollen. Der Gesetzgeber hat die Regelung eingeführt, um die Bürokratie für Unternehmen mit kleinen Umsätzen (Kleinunternehmer) möglichst gering zu halten. 

Was besagt die Kleinunternehmerregelung? 

Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) sagt aus, dass der Unternehmer auf seine Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen muss. Im Gegenzug darf er aber auch keine Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen. Die Grundvoraussetzungen für die Nutzung der Kleinunternehmerregelung sind:

  • Im Jahr der Gründung werden weniger als 17.500 Euro erwirtschaftet.
  • Der Vorjahresumsatz muss unter 17.500 Euro zuzüglich der entfallenen Steuern gelegen haben.
  • Der Umsatz im Folgejahr wird voraussichtlich 50.000 Euro zuzüglich darauf entfallender Steuern nicht überschreiten. 

Neu gegründete Unternehmen beantworten die Frage nach der Kleinunternehmerregelung im steuerlichen Erfassungsbogen. In diesem Zusammenhang müssen die Umsätze des ersten Jahres im Voraus geschätzt werden. Bei einer Gründung innerhalb des Jahres ist der Umsatz anteilig zu berechnen, wobei bereits begonnene Monate als volle Monate gerechnet werden. Folgende Punkte müssen dabei beachtet werden:

  • Ihr müsst die Umsatzsteuer einrechnen, da es sich bei den Grenzen um Bruttobeträge handelt.
  • Ihr solltet euch vor Augen führen, dass ein großer Unterschied zwischen Umsatz und Gewinn besteht: Von den eingenommenen Zahlungen für Aufträge sind noch keine Rechnungen für Lieferanten bezahlt oder die Privateinnahmen berücksichtigt.
  • Überschreitet ihr am Ende des Jahrs die 17.500 Euro Grenze, werdet ihr im folgenden Geschäftsjahr umsatzsteuerpflichtig werden.
  • Für das vergangene Jahr gibt es keine Veränderungen – es sei denn, das Finanzamt vermutet, dass ihr die Schätzung grob fehlerhaft getätigt habt. 

Welche Vor- und Nachteile bringt die Kleinunternehmerregelung für Gründer?

Nicht für jedes Startup ist die Kleinunternehmerregelung sinnvoll in Hinblick auf den Businessplan: Wenn hohe Investitionskosten und regemäßig hohe Lieferantenrechnungen auf die Gründer zukommen, ist es oft sinnvoller, die Regelbesteuerung zu wählen – denn niemand ist verpflichtet, die Kleinunternehmerregelung wahrzunehmen. Startups, die sich gegen diese Regelung entscheiden, können sogar stark davon profitieren. Werden zahlreiche Investitionen getätigt, zahlen die Gründer mehr Vorsteuer als sie Umsatzsteuer einnehmen – in diesem Fall werden sogar Vorsteuern vom Finanzamt zurückerstattet. Dennoch solltet ihr die Regelbesteuerung gut überdenken. Ihr müsst euch für die folgenden fünf Jahre an sie binden. Wir haben die beiden Optionen nochmal für euch gegenübergestellt: 

Wenn ihr euch für die Kleinunternehmerregelung entscheidet…

  • dürft ihr die Umsatzsteuer in den Rechnungen eurer Kunden nicht ausweisen.
  • muss der Zusatz „im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“ in jeder Rechnung angeführt sein.
  • müsst ihr keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, wodurch ihr weniger bürokratischen Aufwand habt.
  • könnt ihr die Vorsteuer, die ihr an Lieferanten zahlt, nicht beim Finanzamt geltend machen.

Wenn ihr euch gegen die Kleinunternehmerregelung entscheidet… 

  • müsst ihr die Umsatzsteuer in jeder Rechnung ausweisen.
  • nehmt ihr zusätzlich zum Rechnungsbetrag auch die Umsatzsteuer ein.
  • müsst ihr die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.
  • kann die an Lieferanten gezahlte Vorsteuer von der Umsatzsteuer abgezogen werden.

Gregors Tipp: 

Im Übrigen gilt die Kleinunternehmerregelung ebenfalls bei Kapitalgesellschaften. Als Beispiel kann man eine UG gründen und der Kleinunternehmerregelung unterliegen.


Gregor Duda ist Geschäftsführer der orbnet UG. orbnet ist eine Buchhaltungssoftware mit der Berater, KMU und Start-Ups ihre Rechnungen schnell und einfach schreiben und verwalten. 

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